نظرة عامة
تحتاج بعض المستندات توثيقاً رسمياً ليكون لها أثر قانوني كامل أمام الجهات المختصة، ويختلف مسار التوثيق حسب نوع المستند والغرض منه، محلياً أو للاستخدام خارج المملكة.
نراجع محاضر اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العامة للتأكد من توثيقها بالشكل الذي يحمي الشركة عند أي مراجعة لاحقة من جهة رقابية أو طرف نزاع.
الأساس النظامي
تخضع إجراءات التوثيق والتصديق لأنظمة كتابة العدل والتوثيق، والتي تحدد الجهة المختصة بكل نوع من أنواع التوثيق ومتطلباته.
كيف نساعد في التوثيق
نحدد أولاً نوع التوثيق المطلوب والجهة المختصة به، ثم نجهز المستندات المطلوبة ونستكمل الإجراءات لدى هذه الجهة.
من يحتاج هذه الخدمة
شركة تحتاج توثيق قرار مجلس إدارة أو جمعية عامة رسمياً لاستخدامه أمام جهة معينة.
شركة تحتاج التصديق على مستند لاستخدامه خارج السعودية ضمن معاملة دولية.
نتابع أن بعض الشركات تفوّت مهلة زمنية ضرورية لتصديق مستند مطلوب لصفقة دولية، بسبب تقدير خاطئ لمدة الإجراء الذي يشمل أحياناً طبقات تصديق متعددة قبل قبول المستند في الدولة المقصودة. ننصح دائماً بالبدء بإجراءات التصديق مبكراً بمجرد تحديد الحاجة إليها، لا الانتظار حتى اقتراب موعد الصفقة النهائي.
اعتبارات إضافية
حين يحتاج المستند نسخة مترجمة معتمدة، تستحق هذه الحاجة تنسيقاً مباشراً مع خدمة الترجمة القانونية.
لتوثيق قرارات مجلس إدارة تحديداً، تستحق هذه الوثائق مراجعة موازية ضمن خدمة حوكمة الشركات والامتثال.
أسئلة شائعة
هل كل قرار لمجلس الإدارة يحتاج توثيقاً رسمياً؟
يعتمد ذلك على الغرض من القرار والجهة التي سيُستخدم أمامها، ونحدد ذلك تحديداً لكل حالة.
كيف تختلف إجراءات التصديق للاستخدام خارج السعودية؟
تحتاج هذه المستندات عادة طبقة تصديق إضافية تتوافق مع متطلبات الدولة المقصودة، ونتابع هذه الإجراءات بدقة.